Vernietigingsrapport configureren
Deze handleiding beschrijft de stappen die een administrator kan volgen om een vernietigingsrapport te configureren.
Voorwaarden
De administrator moet beschikken over een actieve gebruikersaccount met de juiste toegangsrechten.
Externe services moeten zijn geconfigureerd.
Open Zaak moet beschikken over correct ingerichte en gepubliceerde gegevensobjecten die voldoen aan de hieronder beschreven voorwaarden.
Configuratievoorwaarden
Voor het configureren van een verklaring van vernietiging moeten de geselecteerde instellingen aan specifieke voorwaarden voldoen. De voorwaarden zijn per objecttype beschreven. Geneste opsommingen geven afhankelijkheden aan.
Rapport
Om het verklaring van vernietiging te kunnen aanmaken, heeft Open Archiefbeheer de volgende configuratieonderdelen nodig:
Bronorganisatie
Zaaktype
Informatieobjecttype
Statustype (optioneel)
Resultaattype
Bronorganisatie
Dit moet het RSIN van de organisatie zijn.
Zaaktype
Voorbeeld naam: “Bevestiging van vernietiging”.
Het geselecteerde zaaktype moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
Het zaaktype is gepubliceerd.
Het zaaktype heeft minimaal:
1 gerelateerd InformatieObjectType - Vastgelegd via ZaakTypeInformatieObjectType.
1 gerelateerd RolType
2 gerelateerde StatusType instanties - Een beginstatus - Een eindstatus
1 gerelateerd ResultaatType
InformatieObjectType
Voorbeeld naam: “Verklaring van vernietiging”.
Het geselecteerde informatieobjecttype moet:
Gepubliceerd zijn.
Dit informatieobjecttype wordt gebruikt voor het opslaan van de verklaring van vernietiging als een enkelvoudiginformatieobject.
StatusType
(optioneel)
Voorbeeld naam: “Afgerond”.
Indien geconfigureerd, moet dit statustype:
Gekoppeld zijn aan het geselecteerde zaaktype.
ResultaatType
Voorbeeld naam: “Verwerkt”.
Het geselecteerde resultaattype moet:
Gekoppeld zijn aan het geselecteerde zaaktype.
De bijbehorende selectielijstklasse wordt afgeleid van dit resultaattype.
Gedrag bij aanmaken verklaring van vernietiging
Wanneer een verklaring van vernietiging wordt aangemaakt:
Wordt automatisch een zaak aangemaakt met het geconfigureerde zaaktype.
De archiefnominatie van de aangemaakte zaak wordt altijd ingesteld op _“blijvend bewaren”_.
De zaak krijgt:
Een resultaat met het geconfigureerde resultaattype.
Optioneel een status met het geconfigureerde statustype.
De verklaring van vernietiging wordt opgeslagen als een enkelvoudiginformatieobject met het geconfigureerde informatieobjecttype.
De zaak en het enkelvoudiginformatieobject worden onderling aan elkaar gerelateerd.
Stappen
- Inloggen als administrator
Open de applicatie en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord of via je organisatie login.
Na succesvol inloggen word je automatisch doorgestuurd naar het overzicht van vernietigingslijsten.
- Navigeer naar de instellingen voor het vernietigingsrapport
Klik op de knop “Instellingen” in het menu.
Klik op “Vernietigingsrapport” om naar de configuratiepagina te gaan.
- Vul de vereiste velden in
Vul de benodigde gegevens in de bijbehorende velden:
Bronorganisatie
Zaaktype
Informatieobjecttype
Statustype (optioneel)
Resultaattype
Note
Nieuwe zaaktypen, informatieobjecttypen, statustypen of resultaattypen die tijdens het configureren beschikbaar komen in
Open Zaak, worden niet automatisch weergegeven in de dropdownmenu’s. Klik op de knop “Verversen” om de nieuwste
opties zichtbaar te maken. 
- Sla de instellingen op
Klik op de knop “Opslaan”.
Controleer of de melding “De instellingen zijn succesvol opgeslagen” verschijnt.
- Controleer de configuratie
Nadat de configuratie van het verklaring van vernietiging is opgeslagen staan de ingevulde gegevens in de bijbehorende invoervelden.
Let op
Controleer zorgvuldig dat alle ingevoerde gegevens correct zijn voordat je ze opslaat.
Als een foutmelding verschijnt, controleer dan de ingevoerde waarden en probeer opnieuw.
Wijzigingen kunnen later opnieuw worden aangepast via de instellingen.
Klik op de Home knop om terug te gaan naar de “Vernietigingslijsten” pagina.
