Gebruikershandleiding
Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van het systeem, en beschrijft het overkoepelende proces voor het beoordelen, goedkeuren, en vernietigen van vernietigingslijsten binnen de applicatie. Het proces omvat verschillende rollen en hun bijbehorende verantwoordelijkheden.
Inhoudsopgave
- Record manager
- Vernietigingslijst opstellen
- Vernietigingslijst bewerken
- Beoordelaar bijwerken
- Vernietigingslijst klaarzetten voor beoordeling
- (Beoordelings)proces afbreken
- Beoordeling verwerken
- Vernietigingslijst klaarzetten voor archivaris (als definitief markeren)
- Vernietigingslijst vernietigen
- Audit log bekijken
- Afgeronde vernietigingslijsten
- Beoordelaar/Archivaris
- Administrator
Overkoepelend proces vernietiging
Deze handleiding beschrijft het overkoepelende proces voor het beoordelen, goedkeuren, en vernietigen van vernietigingslijsten binnen de applicatie. Het proces omvat verschillende rollen en hun bijbehorende verantwoordelijkheden.
Rollen en verantwoordelijkheden
Het proces wordt uitgevoerd door verschillende rollen, waarbij elke rol specifieke verantwoordelijkheden heeft:
- Record manager:
De record manager is verantwoordelijk voor het aanmaken, beheren en voorbereiden van de vernietigingslijst.
De record manager is ook verantwoordelijk voor het doorsturen van de lijst naar de archivaris na goedkeuring door de beoordelaar.
De record manager (mits hij ook de rol beoordelaar heeft), mag lijsten beoordelen waar hij zelf niet de auteur van is.
- Beoordelaar:
De beoordelaar beoordeelt de vernietigingslijst op basis van vooraf gedefinieerde criteria.
De beoordelaar kan de lijst goedkeuren of afwijzen.
Indien er meerdere beoordelaars zijn, kunnen zij gezamenlijk de lijst beoordelen, maar de hoofdbeoordelaar heeft de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor goedkeuring of afwijzing van de lijst.
De beoordelaar is verantwoordelijk voor het markeren van zaken als geaccordeerd of uitgezonderd.
- Mede-beoordelaar:
De mede-beoordelaar is een extra beoordelaar die kan worden toegevoegd om samen met de hoofdbeoordelaar de lijst te beoordelen.
De mede-beoordelaar heeft dezelfde beoordelingsverantwoordelijkheden als de hoofdbeoordelaar, zoals het goedkeuren of afwijzen van zaken in de lijst.
De beoordelingen van alle mede-beoordelaars worden zichtbaar voor alle beoordelaars.
De mede-beoordelaar kan zaken als geaccordeerd of uitgezonderd markeren, maar heeft geen bevoegdheid om de lijst als geheel goed te keuren of af te wijzen. Dit kan alleen de hoofdbeoordelaar doen.
- Archivaris:
De archivaris heeft de laatste beoordeling van de vernietigingslijst en geeft de goedkeuring voor de vernietiging.
Als de lijst door de beoordelaar is goedgekeurd, stuurt de record manager deze door naar de archivaris voor de laatste goedkeuring.
- Administrator:
De administrator heeft alle verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de record manager, beoordelaar, mede-beoordelaar en archivaris.
De administrator kan instellingen van de applicatie wijzigen.
Processtappen
- Voorbereiden van de lijst (door de record manager):
De record manager creëert de vernietigingslijst en past deze eventueel later nog aan.
Zodra de lijst klaar is, kan de record manager de lijst naar de beoordelaar sturen en kan daarbij optioneel ook medebeoordelaars toewijzen.
- Beoordelen van de lijst (door de beoordelaar en mede-beoordelaars):
De beoordelaar opent de lijst en beoordeelt de zaken.
De beoordelaar kan extra medebeoordelaars toewijzen om samen aan de beoordeling te werken.
De mede-beoordelaar heeft dezelfde beoordelingsverantwoordelijkheden als de beoordelaar en kan zaken goedkeuren, afwijzen of uitzonderen.
Alle beoordelaars (hoofdbeoordelaar en mede-beoordelaars) kunnen hun opmerkingen en beoordelingen zien, maar alleen de hoofdbeoordelaar kan de lijst goedkeuren of afwijzen.
- Verwerken van een beoordeling (door de record manager):
Indien een lijst is afgewezen kan de beoordeling door de record manager verwerkt worden door voor elke uitgezonderde zaak de selectielijstklasse (en optioneel archiefactiedatum) aan te passen, of het voorstel tot uitzonderen af te wijzen.
- Doorsturen naar de archivaris (door de record manager):
Nadat de lijst is goedgekeurd door de beoordelaar, stuurt de record manager de lijst door naar de archivaris.
De archivaris heeft de laatste goedkeuring om de vernietiging in gang te zetten.
- Vernietigen van de lijst (door de archivaris):
Na goedkeuring door de archivaris, worden de geselecteerde zaken definitief vernietigd.
Een vernietigingsrapport wordt gegenereerd door het systeem na afloop van de vernietiging, welke kan worden gedownload door de record manager.