Vernietigingslijst beoordelen

Deze handleiding beschrijft de stappen die een beoordelaar of archivaris kan volgen om een vernietigingslijst te beoordelen binnen de applicatie.

Voorwaarden

• De beoordelaar of archivaris moet beschikken over een actieve gebruikersaccount met de juiste toegangsrechten.

• De beoordelaar of archivaris moet zijn toegewezen aan de vernietigingslijst.

• De vernietigingslijst moet de status “Klaar voor beoordeling” (beoordelaar) of “Klaar voor archivaris” (archivaris) hebben.

Stappen

1. Inloggen als beoordelaar of archivaris

   • Open de applicatie en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord of via je organisatie login.

   • Na succesvol inloggen, word je automatisch doorgestuurd naar het overzicht van bestaande vernietigingslijsten.

2. Open de vernietigingslijst

   • Zoek de vernietigingslijst die je wilt beoordelen. Bijvoorbeeld “Mijn eerste vernietigingslijst”.

   • Klik op de naam van de lijst om de details van de lijst te openen.

3. Selectie van gerelateerde objecten bekijken

   • In de kolom Gerelateerde objecten verschijnt een knop om gerelateerde objecten te bekijken.

   • Alleen de geselecteerde gerelateerde objecten worden daadwerkelijk vernietigd.

4. Goedkeuren van de lijst

   • Bekijk de zaken in de lijst en controleer of alles voldoet aan de beoordelingscriteria, markeer zaken optioneel als accoord door op “Accorderen” te klikken.

   • Als alles correct is, klik op de knop “Goedkeuren” om de lijst goed te keuren.

   • Vul een opmerking in indien nodig en bevestig de goedkeuring door op “Vernietigingslijst goedkeuren” te klikken.

     

5. Afwijzen van de lijst

   • Als er zaken zijn die niet voldoen, klik dan op de knop “Uitzonderen” voor de desbetreffende zaak(en).

   • Vul een reden in voor de afwijzing en klik op “Zaak uitzonderen”.

     

   • Klik op “Afwijzen” om de lijst af te wijzen wanneer je de volledige lijst hebt beoordeeld.

   • Vul een opmerking in indien nodig en bevestig de afwijzing door op “Vernietigingslijst afwijzen” te klikken.

     

   • De status van de lijst wordt bijgewerkt naar “Wijzigingen aangevraagd”.

6. Controleer de status

   • Nadat je de lijst hebt goedgekeurd of afgewezen, wordt de status van de lijst bijgewerkt.

     • “Intern beoordeeld” bij goedkeuring door de beoordelaar.

     • “Klaar om te vernietigen” bij goedkeuring door de archivaris.

     • “Wijzigingen aangevraagd” bij afwijzing door de beoordelaar/archivaris.

Let op

• Ongeselecteerde zaken (niet geaccordeerd/uitgezonderd) worden automatisch goedgekeurd bij het goedkeuren van de lijst.

• Na goedkeuring door de beoordelaar moet de lijst door de archivaris worden beoordeeld.

• Als er gebruik gemaakt wordt van mede-beoordelen kunnen er accorderingen/uitzonderingen van de mede-beoordelaar(s) zichtbaar worden.

• Alleen de hoofdbeoordelaar kan de lijst goedkeuren of afwijzen.

• Vernietigingslijsten zonder uitzonderingen kunnen enkel worden goedgekeurd, vernietigingslijsten met uitzonderingen kunnen enkel worden afgewezen.

Vervolgstappen

Na goedkeuring kan de lijst worden doorgestuurd naar de archivaris voor de laatste goedkeuring. Als de lijst wordt afgekeurd, moet de record manager de aangevraagde wijzigingen verwerken voordat de lijst opnieuw kan worden ingediend.